GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS
L’évolution des techniques et des esprits fait qu’il est partout admis
que la GED est aujourd’hui l’une des composantes de la solution
globale de gestion de l’information des entreprises et des administrations.
GED ET DEMATERIALISATION
La gestion électronique des documents est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques. Les solutions de GED ont longtemps été réservées aux grandes organisations confrontées à la gestion massive d’informations et à la nécessité de travailler en réseau.
Pour mener a bien une orgnaisation GED, vous avez besoin d'une plate-forme de grande stabilité pour la numérisation, l’enregistrement électronique, l’indexation et la gestion de vos documents d’entreprise.
Avec l’évolution de l’informatique, la GED est une étape : celle où il devient possible d’associer des documents numériques de toute nature à des applications bureautiques, administratives, industrielles ou de production.Les solutions de GED que nous vous proposons sont avant tout des ensembles fédérateurs d’outils qui viennent compléter des programmes bureautiques, ou autres, de fonctions de traitement de documents électroniques.
Par document, il faut entendre non seulement la feuille que l’on numérise dans un scanner ou numériseur mais aussi le fi chier issu d’ordinateurs centraux, le fichier son numérique, vidéo numérique, photo numérique, etc., fichiers que l’on peut relier entre eux au sein d’un dossier en créant des liens logiques.Concrètement, notre solution GED est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fi chiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. Elle utilise l’ensemble des techniques qui permettent d’accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d’informations
et de documents générés ou reçus par un organisme, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration.
DIFFERENTS NIVEAUX DE GED
GED Administrative :
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.
GED Bureautique :
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
GED Documentaire :
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).La GED documentaire permet un accès efficace à l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).
QUELQUES GRANDES ETAPES DE LA GED
ETAPE-1 : ETUDE
Analyse du fond documentaire papier et numérique existant. Pour mener à bien un projet GED, la première étape c'est l'ingénierie document. Une phase d'étude qui permet d'analyser au préalable le fond documentaire, une étape cruciale et qui nécessite des compétences de haut niveau.
ETAPE-2 : ACQUISITION
L’acquisition numérique des documents physiques, à l’aide d’un scanner : on entend par « acquisition » la capture, ou numérisation de l’information qui permet de transformer une information papier en une information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur (exploitable par un système de GED).
ETAPE-3 : INDEXATION
L’indexation des documents, grâce notamment à l’attribution de mots-clés aux documents, à partir de leur contenu ; l’indexation est manuelle par l'attribution des mots-clés au fichier afin de favoriser la recherche ultérieure d’informations ou automatique en fonction de critères préalablement définis par l’entreprise (origine, date de création, ou de modification, mots-clés, etc.).
ETAPE-4: STOCKAGE
Le stockage des documents : le support de stockage doit être le plus possible adapté au volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès raisonnable.
L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.) par exemple.
La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plate-forme d'archivage électronique dédiée à cet usage.
ETAPE-5 : EXPLOITATION
Exploitation des données par le partage au sein des usagers " Diffusion des documents" : Outre le classement et à la recherche des données il faut mettre en place une stratégie de diffusion des documents au sein de l'organisation selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (on parle alors de Workflow). L'information devient accessible plus facilement aussi depuis l'extérieur de l'organisation. ( Ex : Département d'Archives d'une Ville qui peut permettre aux citoyens de consulter à distance des archives et partager les documents .. )
QUELQUES AVANTAGES
Gain de temps et d'efficacité : une GED permet de stocker et de gérer tous les documents de l'organisation de manière centralisée et structurée, ce qui facilite leur recherche et leur consultation, grâce à un plan de classement. Elle permet également de gérer les workflows de validation et de signature de manière automatisée, ce qui peut réduire les délais de traitement des documents.
Intégration avec d'autres applications : une GED peut être intégrée à d'autres applications du système d'information de l'organisation, comme les systèmes de gestion de relation client (CRM) ou les systèmes de gestion de la chaîne logistique (SCM). Cela permet de partager facilement les documents avec d'autres utilisateurs et de les utiliser dans le cadre de processus métier automatisés.
Réduction des coûts : une GED permet de réduire les coûts liés à l'impression, au stockage et à la gestion de documents papier. Elle permet également de réduire les erreurs et les retards causés par la perte ou la mauvaise gestion de documents.
Amélioration de la collaboration : une GED permet de partager facilement les documents avec d'autres utilisateurs de l'organisation, ce qui facilite le travail collaboratif, la diffusion des documents et l'échange d'informations. Elle permet également de gérer les droits d'accès et de modification des documents de manière centralisée. Sécurisation des données : une GED permet de protéger les documents contre la perte, la modification ou la suppression non autorisées grâce à des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification et l'autorisation des utilisateurs, la gestion des droits d'accès et la sauvegarde des données.
Respect des réglementations et des normes : une GED permet de gérer les documents de manière conforme aux réglementations et aux normes en vigueur, notamment en ce qui concerne la conservation et l'archivage de documents. Elle peut également fournir une preuve légale en cas de litige
DEMATERIALISATION ET LEGISLATION
Nous avons vu les avantages de la GED et surtout la possibilité de numériser les documents. Mais une fois numériser, que fait-on des documents physiques ? Faut-il les détruire ou les conserver malgré tout ? Alors la réponse n'est pas toujours évidentes car selon le Pays où est localisée votre organisation, il faut connaître la Législation qui couvre la conservation des documents légaux, contrats, factures etc ... en la matière.
:: VALEUR PROBANTE :
La valeur probante d'un justificatif ou d'un document fait référence à sa légitimité, son intégrité et à son inaltérabilité. En d'autres termes, tout document ou justificatif reconnu comme “probant” est considéré comme valide et certifié d'un point de vue légal. Cette notion est très importante et il faut en tenir compte dans le cadre légal de tout projet de dématérialisation. En effet le Logiciel GED utilisé doit garantir l'intégrité et l'inaltérabilité d'un document numérisé et archivé.
La destruction des documents physiques numérisés ne peut se faire à la légère !
LE MATRIEL
Une plate forme GED professionnelle est une Architecture informatique à part entière soit dédiée ou mutualisée avec l'existant. Il faut à minima 1 Poste de Numérisation équipé d'un PC, SCANNER, DESAGRAFEUSES, NUMERISEUR AUDIO VIDEO, SERVEUR INFORMATIQUE, STOCKAGE, ARCHIVAGE SUR DISQUES, BANDES ou tout autre support d'archivage à conservation longue dans le temps. Il existe plusieurs types de scanners à choisir en fonction du besoin.
Plus d’armoires de rangement, de dossiers suspendus, de boîtes d’archives, de documents égarés, de documents dupliqués, vous allez enfin reconquérir l’espace de vos bureaux et accroître votre productivité agréablement, en éliminant simplement les pertes de temps liées à une gestion papier.
La politique du Zéro papier devient possible désormais !
Grâce aux différents modules applicatifs le logiciel GED vous permettra d’enregistrer, de rechercher, de consulter, de mettre à jour et d’imprimer, de faxer ou d’envoyer par mail tous les documents et l’information dont vous avez besoin au quotidien. Sa structure modulaire s’adaptera strictement à vos besoins du moment.
En facilitant le partage des connaissances dans l’entreprise et en assurant la coordination des activités entre les différents services ou collaborateurs, la GED joue un rôle fédérateur générant gains de temps et productivité !
